コラム

こんにちは。しまこです。

新型コロナウイルスの感染拡大を受け、急速に広がるテレワーク。
しかし、いざ本格的に導入を検討すると、いったい何をすべきか分からないという方も多いのではないでしょうか。
今回はテレワークの導入について必要なものやルール策定についてお伝えします。

テレワークとは

テレワークとは「情報通信技術（ICT＝Information and Communication Technology）を利用し、時間や場所を有効に活用できる働き方」の事です。
Tel（離れて）とWork（仕事）を組み合わせた造語です。
テレワークには大きく分けて自宅で働く在宅勤務、移動中や出先で働くモバイル勤務、 本拠地以外の施設で働くサテライトオフィス勤務があります。

テレワークを導入するための準備

社内での決め事

■労務管理方法の決定
労働時間制は、「通常の労働時間制」「裁量労働制」「フレックスタイム制」等、どれを採用するのか、
テレワーク時に事故が起こった際の労災保険適用有無などを決めておきます。
■事前研修
テレワーク導入後、どういった方法で進めていくのか、コミュニケーションの取り方やWeb会議を行う際のツールの使い方など、具体的な流れを共有しておきます。
■テレワーク利用のルール
自宅で作業する上で使用する通信機器、通信回線、文具・備品のほか、資料郵送の費用負担など、どのような条件でテレワークが利用できるのかといったルールを策定します。
また、仕事をしている時間に消費した水道光熱費などについても、会社負担にするかしないかを含め検討する必要があります。
■ネットワーク環境
オフィス以外の場所で仕事をするため、ネットワーク環境を充実させておく必要があります。

必要な物

■機器
PC、スマートフォン、タブレット端末など。
■コミュニケーションツール
チャット、グループウェア、社内掲示板など、従業員同士でコミュニケーションを図るためのツールを決定し、どのように使うかを決めておきます。
■ビデオ会議ツール
「Zoomミーティング」「Microsoft Teams」「Google Hangouts Meet」など、スタッフ間や取引先との間でビデオ会議をするためのツールも準備しておきます。

テレワーク導入後

情報漏洩に気を付ける

コワーキングスペースやカフェなどオープンな場所で作業の際は会話には気を付けましょう。ビデオ通話や電話などの会話は漏れていることがあるので、会社の情報漏洩につながります。
また、書類などを持ち出す際は持ち出し厳禁ではないか確認しましょう。

オン・オフを切り替えるる

朝、起きたら顔を洗ってきちんと着替える。意外とこれが効きます。
また、作業空間は仕事用の空間をつくりましょう。複数お部屋があるなら、ひとつを仕事用にしてしまいましょう。
部屋がなければ机の上のものを全て片付けて、とにかく仕事モードになれる場所を作るのが良いでしょう。
家族には「仕事中なので話しかけないで」と伝えておきましょう。

1日の目標と成果を振り返る

1日の目標と成果を振り返るようにしましょう。

まとめ

テレワークは、従業員ひとりひとりの環境に応じて、柔軟な働き方ができる制度です。
しかし、導入前にしっかりと制度や環境を整えていかなくては思わぬトラブルにつながる可能性もあります。
自社に適したテレワークの形はどういうものなのか、ひとつひとつを確認しながら、効果的なテレワークの導入を進めていきましょう！